ملحق 1: لنذهب للحج

لنذهب للحج
هل فكرت في ... ؟

1. من أين تبدأ؟

كوّن فريق عمل لتنظيم الحج يتكون من:
- مسئول فريق العمل فى الحج
- مسئول إداري (Logistics team leader)
- قائد للبرنامج والاحتفال
- أمين للصندوق
- مسئول الاتصالات
- سكرتارية لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات وكتابة التقارير وإرسالها إلي باقي الفريق
- أنشئ فريق صغير مسئول عن التوثيق الخاص بجميع مراحل الحج حيث ستكون مهمته (التصوير الفوتوغرافى - أفلام صغيرة - ...)

من المهم دعوة أشخاص ذوي كفاءة وخبرة. لنبحث عن المنسقين السابقين الذين لديهم بعض الوقت. هناك كنوز منسية فى كل مقاطعة. يمكن دعوة أصدقائنا من الأرش وأشخاص من خارج إيمان ونور خاصة من لديهم مواهب ومهارات خاصة فى وسائل الاتصالات والتنظيم وإعداد الأغاني و...

2. المكان و الزمان

- اختر مكان احتفالات الحج مع فريق المقاطعة وفكروا سوياً: لماذا هذا المكان؟ ماذا حدث هناك؟ ما هى النعمة المتوقعة من الحج؟ فكر فى كيفية تفعيل هذا الحج ضمن احتفالات إيمان ونور الدولية؟
- تأكد أن المكان مناسب للاستخدام للأشخاص المقعدين وذوي الإعاقة
- فكر فى المواعيد المقترحة وسعة أماكن الإقامة من حيث (استيعاب العدد المتوقع - أماكن لإقامة إجتماعات - أماكن مناسبة للمبيت)
- إحجز المكان
- أكد الموعد والأسعار مع أمين الصندوق ووقّع عقد الحجز

3. تحديد واضح لمسئوليات كل شخص

الإداريات: تسجيل الأسماء - التأشيرات - الانتقالات (الوصول، المغادرة، الانتقالات الداخلية) - الديكور - المترجمين - مجلس الكنيسة - التفاصيل التقنية (الميكروفونات، الصوت، التسجيلات) - علامات ومؤشرات للأماكن - شارات شخصية بالأسماء – تى شيرت أو وشاح - أماكن الغرف وعلامات ترحيب صغيرة - المُضيفة (إشارات للسكن، صيدلية صغيرة، أدوات مكتبية) - عرض برنامج اليوم - مسئول الوقت

موارد مالية: ميزانية - تبرعات

الاتصالات: مراجعة وسائل الإعلام المحلية والمواقع والصحف والإذاعات المسيحية المحلية ونشرات وملصقات في الكنائس والإبراشيات

فريق الدعم: يتكون من بعض الأعضاء المسئولين عن تقديم المساندة و الدعم وقت انشغال أحد أعضاء الفريق المسئول عن التحضير خلال وقت الحج.

البرنامج: رسائل للجماعات - حفل الافتتاح - مشاركات - الطقوس الدينية (صلاة الصباح و المساء، قداسات، غسل الأرجل، درب الصليب، رتبة توبة، ...) - سهرات - وقت حر (حضّر مقترحات) - ورش عمل - برامج مناسبة للأطفال - رعاية الأطفال - كتيب الحج (برنامج الحج، معلومات عملية) - كتيب الأغانى - شعار المقاطعة.

4. كيف نمضي قدماً؟

لا يمكن القيام عمل شئ بعمق دون أن يعيش الفريق روح الجماعة، فخلال اجتماعات العمل يجب أن نعيش الأوقات الأربعة (الاستقبال - المشاركة - الصلاة - العيد). قد اكتشفنا ذلك عن طريق الخبرة.

سيكون الفريق مثل الرعاة الذين يسيرون أمام قطيعهم و يهتمون به. عندما يحب أعضاء الفريق بعضهم ويصلّون معاً، عندها يحدث التحوّل فى النتائج.

- إلتقوا بانتظام لضبط التقدم في العمل.
- قدّم تقرير بعد كل اجتماع لتجنب إغفال أى تفصيلة وإرسله إلي جميع أعضاء الفريق ومنسق المقاطعة.
- ضع جدول زمني سنوي للاجتماعات حتى يكون الجميع على علّم بالمواعيد.
- ضع جدول زمني للمهام والأولويات (أنظر ملحق 3). حدّثها بعد كل اجتماع.
- ضع ميزانية لكل النفقات كلً على حدة (إيجار السكن - طباعة - الشارات ...)
- حضّر وأرسل دعوة موضحاً كل المعلومات المهمة (مكان الحج - ميعاد الحج - برنامج الحج ...). أيضاً نموذج التسجيل موضحاً تاريخ الرجوع (أنظر النموذج بالملحق 2). أترك لنفسك متسع من الوقت فعادةً أعضاء إيمان ونور غير متلزمين بالمواعيد.
- أرسل تطورات التحضير إلى كل الجماعات بشكل منتظم.
- إبق على اتصال دائم عن طريق إرسال نسخ من كل الخطابات المتبادلة إلى مسئول المقاطعة ونائب المنسق الدولي الذي يرافق مقاطعتكم وميشيل أردوينو.

5. البرنامج

من المهم جعل البرنامج محدد وأيضاً مرن بتكييف البرنامج لأى مفاجأت كل ليلة. يستحسن أن يجتمع مسئول البرنامج والمسئول الإداري كل صباح أو مساء للمراجعة والتعديل إذا لزم.

هذه بعض النصائح التى يمكن أن تأخذ منها البعض وتترك البعض الأخر:

- لا تضغط وقت البرنامج وأترك مساحة مناسبة لأى أحداث غير متوقعة.
- إهتم بوضع وقت للألعاب الجماعية والأغانى حيث تساعد هذه الأوقات على التعارف وتقوية العلاقات.
- خصص بعض الوقت فى البرنامج للأطفال.
- إدعو الأرش الموجود فى المقاطعة لقضاء الحج معكم أو حضور بعض الفقرات.
- نظم مسيرة للوصول إلى مكان الحج المقدس حيث سيكون ذلك وقت مناسب للصلاة وإدراك ضرورة التخلي عن ذواتنا لكى نشعر بالتحول داخلنا كما يمكننا أن نقوم بالترنيم وبالتسبيح والتأمل خلال هذه المسيرة.
- خصص بعض وقت خلال أيام الحج لتقديم وتوضيح فكرة الحج والشعار حيث ستكون أيضاً فرصة جيدة لتقديم بعض شهادات الحياة وذلك لتعميق هوية و رسالة إيمان ونور.
- ضع وقت لتحضير أوقات الصلاة والسمر.
- ضع وقت لورش عمل لتزيين الأوقات المختلفة في الحج، إنها فرصة للراحة.
- إحرص على تنوع مجموعات المشاركة الصغيرة بحيث تضم (الإخوة، الأهل، الأصدقاء، المرشدين الروحيين، رجال و نساء من مختلف البلدان)
- احتفظ بوجود بعض الأوقات الحرة خلال اليوم وذلك لدعم الإختلاط و المشاركة بين الحاضرين، كما يفضل توفير بعض الأنشطة للأشخاص الذين يزعجهم عدم وجود أشياء محددة لعملها.
- رتب وقت مناسب وكاف للنوم بعد الغداء وفى الليل للراحة.
- خارج البرنامج (فى الصباح أو المساء) حدد وقت لفريق التنسيق لتقييم اليوم ومراجعة برنامج اليوم والانتباه للأشخاص الذين يحتاجون رعاية أكثر.
- أعط ورقة تقييم الحج فى أخر ليلة وأطلب أن يسلموها لمسئول البرنامج قبل المغادرة فى أخر يوم.

الاحتفالات وحفلات السمر

للاحتفالات الليتورجية، اتصل بالقس أو الشخص المسئول عنها وحدد معه التفاصيل المطلوبة منه. تأكد من وجود الأدوات الخاصة بالطقس (كتب مقدسة - كتب القداس - كأس - ملابس الطقس - ...) والقراءات والترانيم...

- احتفالات الترحيب والافتتاح وعروض من المقاطعات المشتركة بالأغاني ورقصات فلكورية من مختلف البلدان.
- رتبة مصالحة وغسل أرجل.
- الاحتفال حول حياة القديس الذى نقيم عنده الحج أو نعم مكان الحج.
- أوقات لشهادات الحياة.
- احتفال الارسال حيث نعطي كل شخص رمزاً للذكرى (صورة - صليب ...).
- صلاة الفقير فى المساء.
- ميم، عن الحج أو مشهد كتابي أو ميلاد إيمان ونور.

6. كتيب الحج

- سيتم اقتراح نموذج من قبل اللجنة الدولية ولكن يمكنكم تشكيله على حسب مقاطعتكم وتقاليدكم وبرنامج الحج ومكان الحج.
- نشر كتيب لكل شخص شىء ثمين. حيث يجدون فيه شعار كل يوم وتفصيل البرنامج ووصف لمكان الحج وتاريخه مع بعض أقوال القديس أو حكايات عنه وبعض الترانيم والرسومات. صفحة فارغة لكل يوم ليكتب كل شخص ما يريد وفى آخر الكتيب أرقام وعناوين وأعياد ميلاد الأصدقاء الجدد.

7. الشارات

يقوم كل شخص بتعليق الشارة الخاص به حيث يتم كتابة إسم الشخص والمجموعة والبلد بخط كبير وواضح، أما على الجهة الأخرى (أو بداخل حامل الشارة) إسم وتليفون المسئول الإداري، وتليفون وعنوان المكان، وإسم وهاتف الطبيب المسئول عن الحج وعند الضرورة الحالة الطبية ومتطلبات العلاج وأسماء الأدوية الخاصة. الحجم العملي للشارات هو 9cm x 12cm

8. معلومات ضرورية قبل المغادرة للحج

(أ) مستندات مطلوبة لكل حاج:

- رقم البطاقة الشخصية أو جواز السفر
- أسماء الأدوية والوصفات الطبية بالنسبة للأشخاص الذين يحتاجون للعلاج الطبي
- موافقة الوالدين، والحصول على إذن سفر للقُصَّر.

(ب) مستندات مطلوبة لكل شخص من ذوي الاحتياجات الخاصة:

- نموذج طبي مكتمل بعناية من قِبَل الطبيب المعالج والوالدين. (أنظر نموذج 4)
- الأدوية والوصفات الطبية لهؤلاء تحت الرعاية المستمرة، موافقة الوالدين أو إذن الوصي على دخول المستشفى أو الجراحة.

9. الأمن

- تأكد من وجود طبيب أو أكثر أو ممرضات ضمن الحجاج حيث يمكن الاتصال بهم فى أي وقت.
- يجب أن يتأكد قائد الفريق أن كل شىء يسير على مايرام، وأن لا أحد يبقى بعيداً وأن الشخص المعاق لا يُترك وحده. حيث أنه من السهل أن يُفقد أحد الأعضاء خصوصاً فى أماكن اللقاءات حيث قد يختلط أشخاص من خارج الحج. عدم فهم أو التكلم بلغة البلد قد يسبب بعض المشاكل! لذلك من المهم دائماً التواجد حول أعضاء الحج.

والآن، لنستعد للمغادرة .. ولنذهب!
هناك، دعونا نجد طريقة بسيطة للحفاظ على الاتصال مع أولئك الذين لم يتمكنوا في الحضور.

كورين شاتان
الأمين العام